En elektronisk underskrift, eller e-signatur, kan enkelt ersätta handskrivna underskrifter. Fördelarna är snabbare avslut, minskad risk samt bättre spårbarhet och bevismaterial än den gamla klassiska handskrivna signaturen.
I det här inlägget tänkte jag klargöra vad skillnaden är om man godkänner en offert i text, exempelvis via sms eller mail, eller om man signerar något med en mer avancerad signeringsmetod som exempelvis BankID.
En vanlig fråga vi får här på Cling är om godkännande via mail eller sms är juridiskt bindande.
Svensk lag ställer i regel inga så kallade formkrav på avtal, det betyder att avtal kan ingås muntligen, på telefon, via mail eller annat sätt så länge parterna är överens. Det är i huvudsak bara inom familjerätt och fastighetsrätt där det finns avtal med formkrav, exempelvis underteckning, bevittning mm. Detta betyder alltså att en offert som är godkänd i ett sms eller mail är juridiskt bindande. Men, problemet uppstår vid tvist och det uppstår bevisbörda.
Grundprincipen är att desto enklare det är att förfalska en signatur, desto enklare är det att hävda att man inte skrivit under. Det är av just den anledningen många formlösa avtal, som man hade kunnat ingå muntligen, ändå signeras av båda parter. För att när det handlar om större affärer (som exempelvis en renovering) är det tryggare för båda parterna att skriftligt ingå avtalet i fall det skulle uppstå en tvist.
BankID, som vi använder för att signera avtal med i Cling, är ett elektroniskt avtal som är likställd med en fysisk underskrift av ett traditionellt avtal enligt enligt eIDAS-förordningen (EU nr 910/2014). Men en elektronisk signatur med BankID är mer än bara en underskrift. Den innehåller information om vem som signerade, när något signerades, vart något signerades och vad som signerades. Det är väldigt svårt att förfalska och med en mer komplex elektronisk signatur som BankID ingår även att man kan styrka att dokumentet som signerades inte har ändrats i efterhand.
Om man jämför med en handskriven signatur så krävs det ett vittne närvarande vid signeringstillfället för att garantera identiteten, det behöver man inte med BankID.
Att använda e-signering är inte enbart en juridisk trygghet, det visar även att man har kundfokus och är mån om kundens tid. Det gör att man får snabbare avslut eftersom man kan leverera kontraktet till kunden direkt när kunden fortfarande är intresserad och risken för ånger som kan uppkomma om det drar ut på tiden minskas. Man får dessutom full kontroll på att det faktiskt kommit fram till kunden och inte hamnade hos fel person som vid exempelvis vanlig post. Du vet om kunden mottagit mailet, öppnat och läst avtalat. Du har alltså full insyn i vart kunden befinner sig i processen vilket gör att det blir enklare att påminna kunden om att den ska skriva på.
